Cette fiche se remplit le jour de la livraison, puis à chaque visite du technicien. Elle réunit l'identification du piano, les constats faits à la réception et le suivi des interventions, sur le rythme décrit dans notre article sur l'accord et l'entretien d'un piano à queue. Elle ne remplace ni le bon de livraison ni la garantie remis par l'atelier, mais elle en complète la lecture et constitue, au fil des années, l'historique de l'instrument, utile le jour où il change de mains, comme le rappelle notre article sur le choix entre neuf et occasion rénovée.
Cette fiche consigne l'état d'un piano à queue au jour de sa livraison et les interventions dont il fait ensuite l'objet. Elle est tenue par le propriétaire, avec l'aide du technicien lors de ses visites. Elle ne constitue ni un contrat ni une expertise : le bon de livraison, la facture et les conditions de garantie remis par l'atelier restent les documents qui engagent les parties. Elle sert de mémoire de l'instrument et facilite tout échange ultérieur avec l'atelier ou un futur acquéreur.
Le piano est identifié par sa marque, son modèle, sa longueur, sa finition et son numéro de série, reportés ci-dessus d'après les indications de l'atelier et la vérification faite sur l'instrument. Pour une occasion rénovée, la liste des travaux menés et des pièces remplacées, remise par l'atelier, est agrafée à cette fiche. Toute différence entre ces indications et le devis signé est notée ici et signalée à l'atelier dans les meilleurs délais.
Le jour de la livraison, le propriétaire vérifie la conformité du modèle et de la finition, l'état de la laque, du placage et des ferrures, le remontage des pieds, de la lyre et des pédales, puis joue chaque touche et actionne chaque pédale. Il relève l'hygrométrie et la température de la pièce. Ce qui a été constaté est décrit ci-dessus, sans interprétation, et toute réserve est également portée sur le bon de livraison avant signature.
Chaque réserve notée à la réception est reprise ici avec la date à laquelle elle a été signalée à l'atelier, la réponse obtenue et la suite donnée : retouche, remplacement, intervention du technicien ou geste convenu. Les délais de signalement et les recours possibles dépendent des conditions de vente de l'atelier et sont à vérifier selon les textes en vigueur. Une réserve constatée plus tard, après quelques semaines de jeu, est notée de la même façon, avec sa date.
Chaque visite du technicien fait l'objet d'une ligne datée précisant la nature du travail, accord, réglage de la mécanique, harmonisation ou réparation, le nom de l'intervenant, l'hygrométrie relevée ce jour-là et ses remarques sur l'état de l'instrument. Les accords de la première année, souvent plus rapprochés, y figurent comme les suivants. Ce relevé aide le technicien à comprendre l'évolution du piano et à repérer tôt une note qui frise, une touche inégale ou une baisse générale de la hauteur.
Le propriétaire note ici l'emplacement du piano dans la pièce, la distance aux radiateurs et aux fenêtres, et les valeurs d'hygrométrie relevées à chaque changement de saison. Tout déplacement de l'instrument, changement de pièce ou événement particulier, chauffage en panne, dégât des eaux, travaux, est daté et décrit, car il peut expliquer une variation de l'accord ou du toucher constatée ensuite par le technicien.
La durée de la garantie et les éléments qu'elle couvre sont reportés ci-dessus d'après les documents remis par l'atelier, dont les exclusions habituelles, usure normale, défaut d'entretien ou conditions de conservation, sont à vérifier au cas par cas. Le devis signé, la facture, le bon de livraison, la garantie et, le cas échéant, la liste des travaux de rénovation sont conservés avec cette fiche, dans une pochette unique rangée hors du piano.
La partie réception de cette fiche est datée et signée par le propriétaire, et, lorsqu'il l'accepte, par le transporteur ou le représentant de l'atelier présent à la livraison. Chaque ligne de suivi est ensuite signée ou paraphée par le technicien intervenant. Ces signatures attestent des constats faits ce jour-là ; elles ne modifient pas les engagements pris dans le devis ni les conditions de garantie.
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